Ich habe meine beiden Kinder getrennt angemeldet. Wie kann ich die Accounts zusammenführen?

Wenn Eltern zwei Kinder getrennt angemeldet haben, lassen sich diese Accounts nicht „einfach“ zusammenführen.

In diesem Fall löschen Sie als Administrator bei einem der beiden Kinder den Elternaccount (Achtung: Löschen Sie nicht den Schüler an sich, löschen Sie auch nicht den Elternteil an sich, sondern nur den Account!). Anschließend erstellen Sie für den Elternteil einen neuen Anmeldecode. Diesen Anmeldecode können die Eltern dann zum noch bestehenden Account hinzufügen, siehe Ich bin bereits angemeldet und möchte ein zweites Kind anmelden.

Ich bin bereits angemeldet und möchte ein zweites Kind anmelden

Ich bin bereits angemeldet und möchte ein zweites Kind anmelden

Wenn Eltern bereits für ein Kind angemeldet sind und dann für ihr zweites Kind zum Account hinzufügen wollen, gehen sie folgendermaßen vor:

Im bestehenden Account einloggen

Rechts oben auf das Kopf-Symbol klicken

Dann klicken Sie auf „Code hinzufügen“

Achtung: Das ist nur möglich, wenn der andere Code noch nicht verwendet wurde.
Außerdem können nur mehrere Eltern-Anmeldecodes in einem Account vereint werden – mit Schüler-Anmeldecodes ist das nicht möglich.

Anmeldung an verschiedenen Schulen

Anmeldung als Eltern an zwei verschiedenen Schulen

Wenn Eltern Kinder an zwei Schulen haben, die den Schulmanager verwenden, ist es nicht möglich, beide Kinder in einem Account zu verwalten.

Man muss also zwei Accounts anlegen, dabei gibt es mehrere Möglichkeiten:

Man meldet sich mit zwei verschiedenen E-Mail-Adressen an
Dann kann man anhand der E-Mail-Adresse entscheiden, an welcher Schule man sich einloggen will

Man meldet sich zweimal mit der gleichen E-Mail-Adresse an
Dabei gibt es wiederum zwei Möglichkeiten:

Man verwendet zwei verschiedene Passwörter. Dann kann man anhand des Passworts entscheiden, an welcher Schule man sich einloggen will.

Man verwendet zweimal das gleiche Passwort. Dann kann man beim Login auswählen, in welche Schule man sich einloggen will.

Login-Probleme von Eltern mit Kindern an mehreren Schulen
Immer wieder berichten Eltern von dem Problem, dass sie, nachdem sie sich an einer zweiten Schule registriert haben, nicht mehr an der ersten Schule anmelden können und nur noch in den Account an der zweiten Schule kommen.

In diesem Fall existieren sehr wahrscheinlich zwei Accounts mit der gleichen E-Mail-Adresse und verschiedenen Passwörtern (siehe oben). Die Eltern loggen sich jetzt immer mit dem Passwort der zweiten Schule ein und kommen so auch in die zweite Schule. Fordern Sie in diesem Fall bitte die Eltern auf, zu überlegen, wie das Passwort bei der ersten Schule lautete und es mit diesem Passwort zu versuchen.

Wenn sich die Eltern nicht mehr an das alte Passwort erinnern können, können sie die Funktion „Passwort vergessen“ nutzen. Sie bekommen dann für jede Schule, an der ein Account mit der E-Mail-Adresse funktioniert, eine E-Mail mit einem Link zum Ändern des Passworts. Hier ist es wichtig, dass sich die Eltern dann alle Passwörter merken.

Wenn es dabei noch Probleme gibt, kann die Schule, bei der der Login nicht mehr möglich ist, über den Button „Account löschen“ den Account der Person löschen und dann an der selben Stelle einen neuen Anmeldecode generieren. Dabei werden im Nachrichtenmodul die Nachrichten gelöscht, alle anderen Daten bleiben aber erhalten. (Beachten Sie, dass Sie auf den Button „Account löschen“ klicken und nicht einfach den kompletten Schüler/Lehrer löschen – das wäre fatal)

Anschließend können die Eltern sich neu einloggen und neu entscheiden, ob sie sich z. B. zweimal mit dem gleichen Passwort einloggen wollen.
Diese Information gilt auch für Lehrkräfte

Diese Information gilt auch für den Fall, dass eine Lehrkraft an einer Schule gleichzeitig Kinder an einer anderen Schule hat, die den Schulmanager verwendet oder dass eine Lehrkraft an zwei Schulen unterrichtet.

Schulmanager – Allgemeine Nutzung der einzelnen Module

Über das Modul „Nachrichten“ können Eltern und Lehrkräfte Kurznachrichten und Informationen austauschen.

Über das Modul „Sprechstunden“ können Eltern bei Lehrkräften eine Termin-Anfrage für ein persönliches Gespräch in der Schule oder auch für ein verabredetes Telefonat / ein Video-Gespräch stellen. Die Lehrkraft macht den Eltern hierfür Terminvorschläge.

Über das Modul „Schwarzes Brett“ veröffentlichen wir tagesaktuelle Hinweise, die im laufenden Schulbetrieb für Schüler, Eltern und Lehrkräfte interessant sind. Diese Infos werden bei der Anmeldung im Schulmanager und zum Teil auch auf unseren Vertretungsplanbildschirmen angezeigt.

Über das Modul „Zahlungen“ erstellen wir für die Eltern eine Auflistung aller Gelder, die wir früher in Bar eingesammelt hätten (z.B. Bargeld für Ausflüge, Jahresbericht, etc.) und erstellen dann eine Rechnung mit Überweisungsinformationen auf unser Schulkonto. Wir vermeiden damit auch, dass sich in der Schule große Geldbeträge anhäufen. 

Über das Modul „Ressourcenbuchung“ können im Schulhaus von den Lehrkräften Besprechungsräume, iPad-Koffer und andere „Ressourcen“ reserviert werden.

Über das Modul „Klassenarbeiten“ kündigen die Lehrkräfte geplante, angesagte Leistungsnachweise an und stimmen sich dabei automatisch auch mit den Lehrkräften der Klasse ab.

Über das Modul „Antrag auf Beurlaubung“ können von den Eltern Anträge auf Beurlaubung eingereicht werden. 

Wichtig: Diese müssen spätestens 3 Tage vor dem zu beantragenden Tag beantragt werden. Kurzfristigere Anträge sind dann nicht mehr möglich. 

Eltern: Elternbriefe werden mehrfach erhalten

 

 

Woran kann es liegen, wenn Eltern die Elternbriefe mehrfach erhalten?

Die Elternbriefe werden für jedes Kind an alle zur Verfügung stehenden Eltern-E-Mail-Adressen geschickt.

Eltern mit mehreren Kindern an der Schule

Wenn Eltern mehrere Kinder an der Schule haben, erhalten sie den Brief also mindestens einmal pro Kind. Das ist auch so, wenn beide Kinder in einem Account zusammengefasst wurden.

Mehrere E-Mail-Adressen wurden hinterlegt

Außerdem kann es daran liegen, dass von den Eltern mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt sind (von denen ggf. die eine auf die andere weitergeleitet wird). Um das herauszufinden, klicken Sie bitte in der Verwaltung unter „Allgemeine Daten“ auf „Schüler“ und bei dem Schüler auf Bearbeiten. Jetzt wählen Sie oben den/die Elternteil(e) aus und prüfen, welche E-Mail-Adressen dort stehen (sowohl unter „E-Mail-Adressen“, als auch unter „Account“). Wenn dort mehrere verschiedene E-Mail-Adressen stehen, erklärt dies den mehrfachen Versand. Wenn dort jedoch mehrmals die gleiche E-Mail-Adresse steht (wobei Groß- und Kleinschreibung egal ist), ist das kein Problem.

Der Elternbrief wurde erneut verschickt

Wenn Sie die oben genannten Gründe geprüft haben, kann es nach unserer Erfahrung nur noch daran liegen, dass die Funktion, den Elternbrief erneut zu verschicken an die Eltern, die ihn noch nicht gelesen haben, verwendet wurde.

Im Zweifel

Im Zweifel ist es hilfreich, folgende Fragen zu klären:
  • Wie oft erhalten Sie die Elternbriefe?
  • Erhalten Sie alle Elternbriefe gleich oft oder manche öfter, manche weniger oft?
  • Wenn Sie einen Elternbrief mehrfach erhalten, kommen dann alle Exemplare genau zur gleichen Uhrzeit, oder wenn nicht, mit welchem Abstand?
Wenn alle Exemplare eines Elternbriefs auf einmal ankommen (zur gleichen Zeit oder mit nur wenigen Minuten Abstand) und alle Elternbriefe gleich oft ankommen, deutet das darauf hin, dass die Eltern entweder mehrere Kinder an der Schule haben oder mehrere E-Mail-Adressen hinterlegt wurden.
 
Wenn die Exemplare eines Elternbriefs dagegen mit zeitlichem Versatz ankommen und verschiedene Elternbriefe verschieden oft ankommen, deutet das darauf hin, dass die Funktion, den Elternbrief erneut zu verschicken, verwendet wurde.

 

Nachrichten

Das Modul „Nachrichten“ ist mit einem Chat zwischen dem Sender und dem Empfänger zu vergleichen.

 

  • Lehrkräfte können Nachrichten an Schüler schreiben.
  • Schüler können Nachrichten an Lehrkräfte, die sie unterrichten, schreiben.
  • Lehrkräfte können Nachrichten an Eltern schreiben.
  • Eltern können Nachrichten an Lehrkräfte, die ihr Kind unterrichten, schreiben.
Eine Kommunikation zwischen Eltern und/oder Schülern ist nicht möglich.
 

Versand von Elternbriefen durch Lehrkräfte

Lehrkräfte können Elternbriefe im Schulmanager erstellen, jedoch nicht selbst versenden. Der Versand ist nur durch die Schulleitung möglich. Sobald eine Lehrkraft den Brief abgeschickt hat, ist eine Durchsicht und ein anschließender Versand durch die Schulleitung möglich. In den Elternbriefen können auch einfache Umfragen mit mehreren Antwortoptionen eingebaut werden.

Lesebestätigungen bei Elternbriefen

Wenn wir die Elternbriefe per E-Mail verschicken, erhalten die Eltern am Ende der E-Mail einen Link, auf den sie klicken, um zu bestätigen, dass sie die Informationen erhalten haben. Wenn Eltern die Elternbriefe in der App oder auf der Webseite öffnen, gelten sie direkt als gelesen.

Wichtig: Wenn Eltern keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, erhalten sie den Elternbriefe nicht per E-Mail. Wenn diese Eltern einen Elternbrief trotzdem schon „gelesen“ haben, liegt das daran, dass sie sich im Schulmanager eingeloggt und den Brief angeklickt haben. Er gilt dann genauso als gelesen wie wenn sie in der E-Mail auf den Link klicken würden.

Folgende Personen sehen, wer einen Elternbrief schon gelesen hat:

  • Administratoren
  • Klassenlehrkräfte/Klassenleiter sehen, welche Eltern aus ihrer Klasse den Elternbrief schon bestätigt haben (für alle Elternbriefe, die an die eigene Klasse gehen)
  • Die Lehrkraft, die einen Elternbrief verschickt hat, sieht die Bestätigung für alle Schüler, nicht nur die Schüler in der eigenen Klasse

Wenn wir Elternbriefe mit Umfragen verschicken, sehen diese Personen auch die Antworten der Eltern.

An welche E-Mail-Adressen gehen die Elternbriefe?

Die Elternbriefe gehen an alle Eltern-E-Mail-Adressen, die im Schulmanager vorhanden sind. Das sind sowohl Adressen, die aus unserer Schulverwaltungssoftware (ASV-Bayern) importiert wurden, als auch Adressen, die die Eltern bei der Registrierung im Schulmanager angegeben haben. Es ist also nicht notwendig, die E-Mail-Adressen vorher einzusammeln. Und: Alle Nutzer/innen können die eigenen Mailadressen selbstständig aktualisieren und bei Bedarf abändern.